Kommunikations-Königsdisziplin Pressekonferenz (PK)

Ziel einer PK ist vor allem Journalisten* so direkt wie persönlich zu einem wirklich wichtigen Thema zu informieren. Die Betonung liegt dabei auf ‚wirklich wichtig‘. Dies wird seitens der einladenden Unternehmen auch dadurch verdeutlicht, dass möglichst hohe Vertreter der Unternehmensleitung anwesend sind.

Praxistipp: Echte Themenrelevanz bieten. Ansonsten ist die Option „Individuelle Pressetermine“ einer PK immer vorzuziehen!

Ein führender Anbieter im Anlagenbau lud auf der Messe Light+Building zu einer Pressekonferenz ein. Für die PK sprachen ganz klar folgende Gründe, ein Bündel relevanter, also wirklich wichtiger Themen:

✅ das konzernweit neu eingeführte Produktlabel für Nachhaltigkeit

✅ eine (Welt-)Produktneuheit

✅ eine neu vereinbarte Kooperation

Den Medienvertretern Rede und Antwort standen hochrangige Sprecher sowie ein Vertreter der Geschäftsleitung.

Folgende Punkte werden in der aufgezählten Reihenfolge festgelegt:

✅ Themen

✅ Termin

✅ Ort der PK

✅ Sprecher

✅ Catering

Je nach Thema definiert das Kommunikations-Team, welche Medienvertreter eingeladen werden und erstellt eine entsprechende Adressliste mit dem Namen des Mediums, der Redaktion, den Namen der Medienvertreter sowie deren E-Mail-Adressen. Der Versand erfolgt bestenfalls über eine automatische Marketing-Software.

Zur eigentlichen Verteiler-Arbeit im Vorfeld einer Pressekonferenz gehört auch, die Medien in A, B und C einzuteilen. Daran ist nichts Diskriminierendes, bedeutet diese Wertung lediglich die mögliche Relevanz des PK-Themas für das entsprechende Medium. Je nach Thema kann ein- und dasselbe Medium durchaus einmal A, einmal B und ein anderes mal C sein.

PS: Da Unternehmen bei branchenrelevanten Fachjournalisten ein „berechtigtes Interesse informiert zu werden“ annehmen dürfen, gibt es in der Regel keine Probleme mit DSGVO.

Nachdem die internen Aufgaben abgearbeitet sind, folgt die eigentliche Einladung. Eine informative ‚Eye-Catcher-Headline‘, also eine griffige Überschrift, sowie Antworten auf die Fragen „Wer, Wo, Was, Wie, Wann“ bilden immer noch das Rückgrat einer jeden erfolgreichen Einladung.

Ferner gilt’s, Pressematerial zusammenzustellen. Das sind zum einen natürlich Produkttexte, Success-Storys, Daten & Fakten zum Thema sowie Bildmaterial, aber zum anderen auch Biografien oder Publikations-Listen der Referenten. Das Pressematerial wird in der Regel digital als Presskit zur Verfügung gestellt. Während der Pressekonferenz haben aber analoge Pressemappen einen nicht zu unterschätzenden Charme.

Zur Vorbereitung unbedingt dazu gehört auch das Briefing der Sprecher. Bei wichtigen Ereignissen kann das bis zu mentalem und medialem Coaching gehen, etwa durch Schulungen, wie ein jeder vor der Kamera gut rüberkommt.

Der Trost vorab: Egal, wie gut die Vorbereitungen auch waren, es geht immer etwas schief. Also Coolness, Flexibilität und ein dickes Lächeln auf den Lippen am besten gleich mitbringen. Und mit ganz viel Spaß an die Umsetzung der PK gehen. Denn PKs sind das Salz in der Suppe der Kommunikations-Arbeit. Hier treffen sich nämlich alle: Die Neuheit, das Unternehmen, die Moderation, das leckere Catering und die Medien. Und setzen eine kommunikative Dynamik frei, die einfach großartig ist.

Praxistipp: Niemals am Catering sparen. Die kleine Mehrausgabe für liebevolle und köstliche Häppchen lohnt sich und fließt potenziert wieder zurück.

Auf der betreffenden Pressekonferenz auf der Messe Light+Building konnte das Unternehmen ungefähr 30 internationale Medienvertreter und Tech-Influencer begrüßen und begeistern. Die Betreuung der Medien aus dem deutschspachigen Raum durften wir von Prospero übernehmen. Nochmals ganz herzlichen Dank dafür!

*wie immer (m/w/d)