Ist das wichtig oder kann das weg? Wie ein US-Präsident beim Priorisieren hilft

Was, wann, wie und von wem … darum geht es beim Priorisieren. Das bewährte Eisenhower-Prinzip hilft dabei, To-dos systematisch anzugehen und so Stress, Termindruck und schlechtes Gewissen abzubauen.

Das Eisenhower-Prinzip: Ob es auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgeht und ob es von ihm auch praktiziert wurde ist umstritten. Wenig zweifelhaft jedoch ist, dass es ziemlich gut funktioniert. Und zwar über die zentrale Frage: Ist etwas wichtig, dringend, beides oder nichts von alldem?

Wichtige Aufgaben zahlen direkt auf Ihre Zielerreichung ein. Sie müssen erledigt werden. Die Frage ist lediglich, ob noch Zeit ist, oder ob geschoben werden kann. Kann nicht geschoben werden, ist die Aufgabe wichtig und dringend – oder anders gesagt: von höchster Priorität.

Dringende Aufgaben erfordern in der Regel viel Aufmerksamkeit. Sie bringen – falls sie nicht wichtig sind – bei der Zielerreichung nur bedingt weiter. Oft haben sie nur geringen Einfluss auf das Gesamtergebnis.

Eine große Stärke des Eisenhower-Prinzips ist, dass es zwingt, sich klar zu machen, welche Aufgaben den größten Einfluss auf Ihren Erfolg haben werden.

Der zentrale Punkt: Wichtiges sollte deshalb nie zugunsten von Dringendem verschoben werden.

Die sogenannte Eisenhower-Matrix – ein Quadrat, das wiederum in vier gleich große Quadrate unterteilt ist – ordnet alle Aufgaben der Priorität entsprechend einem der vier Quadranten zu:

1. Wichtig und dringend zu erledigen – die sogenannten A-Aufgaben
2. Wichtig, aber nicht dringend – die sogenannten B-Aufgaben
3. Nicht wichtig, aber dringend – das sind die C-Aufgaben
4. Weder wichtig, noch dringend – das ist der Papierkorb oder die D-Aufgaben.

Das klingt einfach und genial. Und das ist es auch. Besonders beliebt: Quadrat ‚D‘ – für den Papierkorb. Dieses Quadrat entlastet enorm und hilft, sich nur auf die Aufgaben zu konzentrieren, die mit der Realisierung der anstehenden Aufgabe zu tun haben.

A-Priorität

Hierzu gehört alles, was dringend und wichtig ist. A-Prioritäten müssen sofort erledigt werden. Und wenn nicht sofort, dann zumindest noch am selben Tag. Die Dringlichkeit einer Aufgabe überprüfen Sie ganz einfach, indem Sie sich folgende Frage stellen:

Was passiert, wenn ich die Aufgabe aufschiebe? Lautet die Antwort beispielsweise „dann geht unserem Unternehmen ein großer Auftrag verloren“, ist schnelles Handeln ein Muss.

B-Priorität

Zu dieser Kategorie gehören alle Aufgaben, die wichtig sind, jedoch nicht sofort oder am selben Tag erledigt werden müssen. Dennoch sollten Sie sich hierfür regelmäßig Zeit nehmen, um diese Priorität nicht aus den Augen zu verlieren.

Unser Tipp: Reservieren Sie sich Termine, um sich gezielt um diese Erledigungen zu kümmern. Schieben Sie diese Aufgaben nicht auf die lange Bank. Denn um Projekte erfolgreich abzuschließen, müssen auch diese Aufgaben erledigt werden.

C-Priorität

Hierbei handelt es sich um Dinge, die nur auf den ersten Blick dringend zu sein scheinen. Bei näherer Betrachtung stellt sich gern heraus, dass sie es doch nicht sind. C-Prioritäten lassen sich oft delegieren.

Dies heißt konkret: Geben Sie, wenn möglich, diese Aufgaben ab. Oder widmen Sie sich ihnen zu gegebener Zeit. Ein typisches Beispiel aus der Praxis einer PR-Agentur: Der Presseverteiler sollte möglichst immer auf dem aktuellen Stand sein. Doch im täglichen Agenturalltag fehlt für Aktualisierungen oftmals die Zeit. Eine dringende Aufgabe also, die vielleicht Praktikanten übernehmen können.

D-Priorität

In diese Kategorie gehört, was weder dingend noch wichtig ist. Lautet die Antwort auf die Frage „Was passiert, wenn ich mich nicht darum kümmere?“ in diesem Fall also „Es passiert rein gar nichts“, landet die Aufgabe und alles, was damit zusammenhängt im Mülleimer.

Handelt es sich dabei jedoch um etwas, das Ihnen Spaß macht, kümmern Sie sich an einem stressfreien Tag darum oder dann, wenn Sie dringend positive Ablenkung brauchen.

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